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产品经理在日常工作中经常会遇到要对外讲解系统，演示系统操作的情况。
所以除了日常的工作技能外产品经理也应当掌握一些对外宣讲的技能。
今天我们就来结合近期对外宣讲的事情来将相关注意事项做一个总结和梳理，希望对大家未来处理相关事件时能够起到帮助作用。
一、前期准备
凡事预则立不预则废，对外宣讲关乎产品形象展示或者企业形象，前期准备一定要做足。
我们可以从以下几个方面去进行。
1. 宣讲PPT
开始介绍系统功能前先通过PPT做整体的系统介绍，让与会人员先有一个大概的了解和认知。
2. 培训材料
具体介绍系统的部分一定要辅佐合适的培训材料，可以是PPT形式也可以是产品操作手册的形式。
可以帮助讲师框定讲解范围，防止遗漏或者在一些不必要的地方多浪费时间。
3. 环境准备
对外宣讲一般涉及人数比较多，大概率也不会在日常网络环境中去演。
所以一定要提前确认好演示现场的客观条件是否能够连接到演示系统，如果不可以或者效果不好一定要提前做好应急预案。
4. 账号
系统演示可能涉及到系统中不同角色的各种使用场景，演示开始前各负责人要提前准备好所有角色的账号，确保演示现场可以随时切换。
5. 物料
演示过程中可能用到的内容，例如你演示的是一个商品上架的功能，你可能就需要提前准备好商品图片信息或者商品详情页介绍信息。
如果你演示的是一个新建任务的功能，那可能就需要提前准备好任务实例或者任务jar包等等。
充足的前期准备就像是行军打仗前的粮草，仗打的好不好粮草供应非常重要。
所以大家一定要把准备环节的各个事项都认真做好，切不可马虎大意。
二、现场把控
这个部分的题目虽然叫现场把控，但其实这里要做的事情并不是等到了现场才开始做的。
我们要想把控好现场宣讲的效果和节奏，就一定要提前做好规划。主要需要做的事情有以下几点：
1. 时间分配
根据内容的重要性和宣讲的整体时间计划，来安排各个模块内容讲解需要花费的时间，确保能在规定时间内把想要讲的内容都讲到。
2. 模拟演练
结合宣讲材料进行模拟演练，一方面确定前面一条做的时间分配是否合理，不合理要及时调整。
如果时间安排是硬性要求那就调整讲解内容，如果讲解内容都是非常必要的，那就调整语速、调整阐述方式。
另一方面演练最好在正式宣讲环境中实地进行，这是为了提前发现现场的影响因素，提前解决。
3. 设计提问环节
现场宣讲最大的不可控因素就是现场提问对整体节奏的影响。
所以需要宣讲团队提前设计好提问环节的机制，是每讲一个功能模块就安排一次提问，还是等所有内容都讲完以后再做提问。
提问环节的时长又是多久，都要提前做好规划，这样就可以最大限度地将提问环节的节奏掌控起来。
说到这里你应该就已经明白了，现场把控其实就是宣讲人提前对宣讲现场所做的一系列模拟和规划。
目的只有一个，那就是让正式的现场讲解能够按时高效地完成，尽可能不出现一些可避免的人为失误。
三、现场演示
讲了这么久终于到现场演示环节了，其实如果你已经完全把前面提到的两个大的内容都做好了。
那么现场演示环节反而就不用有太多担心了，只要正常发挥，别随便整活儿就应该没太大问题。
不过也有一些事项需要注意：
1. 缓解紧张
考虑到宣讲现场人员可能很多，又有一些重要的甲方代表，或者投资人之类的，宣讲人员可能还是会有一定紧张。
如果真的紧张了，也不要慌，首先你要明白，适度的紧张有助于注意力集中。
伴随一定程度紧张反而有利于你更好的发挥。
另外会前可以进行深呼吸，什么都不要想先做十个深呼吸，可以快速平复紧张的情绪，亲测有效。
2. 关注反馈
如果是中等规模的宣讲的话，一定要注意观察与会人员的反应与状态，根据他们的反应对宣讲内容做适当的调整，以提升宣讲效果。
比如看到有人困了你可以提高一下语调，讲的激昂一些。
规模比较大的话，像产品发布会这样的情况，就不需要看反应了，人太多也看不过来。
3. 合理休息
剩下的就是贯彻你前面已经订好的宣讲计划就可以了，宣讲过程中记得关注时间，有条件的团队还可以专门设置一个成员来提醒时间。
这里补充一点，如果宣讲会议是连续四五个小时甚至更长时间，一定要在前面时间规划环节就提前预留出休息时间。
一般情况连续会议时长不要超过1.5小时，休息十分钟左右听众的吸收效果会更好。
四、事后跟踪
组织中型或者大型的对外宣讲一定是有明确目标的，宣讲完成后一定要做好宣讲后的相关事项跟踪。
这个需要根据宣讲类型的不同来具体安排：
1. 完善反馈机制
如果是给甲方员工讲解系统操作的，那就要注意做好后续的问题跟踪反馈机制。
除了解答用户现场提出的问题外，最好还能留下合适的时候沟通渠道，以便后续发现问题时也能及时跟进解决。
2. 会议材料分享
大家听完分享只是有了一个初步大概的印象，具体的操作可能还需要会后对照学习资料去进一步学习。
宣讲人可以在公司允许的情况下以合理的途径把讲解用到的PPT或者操作手册分享给大家。
有些公司还会借这个机会组建用户群，以此为契机做社群运营。
3. 现场签约
有些SaaS公司的对外宣讲会或者产品发布会，本身就可能是一个变相的销售会，可以借助现场讲解的热度安排销售人员进行签约。
潜在用户在现场火热的氛围下的确更容易产生消费。
不管哪种情况，对外宣讲都不是事情的终点，交付甲方的后面还要继续提供服务甚至寻求更深合作。
发布产品的后面还要获取用户建立合作，这些都是需要长久进行的。
所以宣讲给出一个合理的后续跟踪方案，更容易在用户心中建立靠谱的企业形象，对未来合作有很大好处，所以一定要重视。
五、专业要求
前面说完了流程和节奏等方面需要关注的内容，其实还有一个很重要的内容就是对宣讲人员自身的专业要求，对宣讲内容的熟悉和掌握，以及现场应变能力等。
这里也分几个点来描述一下：
1. 熟悉系统
一般情况下主讲人都是系统设计者或者项目的主要领导，都是比较熟悉系统的。
但也会存在一些跨系统讲解的情况，这时就要求主讲人提前熟悉相关系统，对系统内相关功能的使用人、使用场景、解决的问题、操作过程等内容进行相应的了解。
只有主讲人自己对系统十分熟悉的情况下，所讲的内容才更有说服力，可信度才更高。
2. 明确目标
虽然我们这里整体讲的是对外宣讲时的重点关注事项，但前面也提到了对外宣讲本身也分很多类型，每种类型的宣讲侧重点都是不同的。
如果是给甲方公司员工做培训，那重点就应该在具体的操作使用上。
如果是对外发布，那重点就应该在系统功能亮点以及突破性成果上。
主讲人应该根据不同目标选择相对应的讲解内容和讲解方式。
3. 了解用户
这里的用户指的宣讲活动面向的人群，是宣讲活动的用户，不一定是系统用户。
需要提前了解用户的认知层级，他们是不是有过使用类似系统的经验，一些专业名词缩写名词他们能不能听懂。
然后再根据用户认知去调整讲解内容的详细程度以及表述方式。
4. 提醒重点
在宣讲过程中要对一些重点内容进行强调和提醒。
比如在系统使用过程中有哪些约束条件需要提前注意，有哪些限制条件是不能触碰的，有哪些冲突条件容易引发其他相关问题。
又或者系统中存在哪些容易混淆的概念，最好都要拿出来做强调说明。
5. 刻意练习
宣讲人员日常应该有意识提升自己的宣讲技能宣讲水平，一方面可以在B站、知乎、网易公开课等平台针对性学习相关知识。
另一方面面要积极组织参加内部培训分享磨炼宣讲技巧。
同时也可以针对性报名参加一些行业分享会，提高自己能力的同时也有助于拓宽眼界提，还能认识更多行业大佬，向他们学习、突破圈层认知等等。
六、其他tips
1. 材料的使用
条件允许的情况下，宣讲材料可以跟演示画面以左右分屏的形式展现，用户可以一边看材料一边听讲，效果可能更好。
当然，我们也应该明白材料终究只是辅助，重点还是要放在讲解系统本身上面，切忌照着材料直接读。
2. 人员配合
如果一场宣讲中有多个主讲人员，要提前安排和宣讲顺序。
不要出现人员来回切换的情况，让一个人讲完他的所有内容以后再换下一个人来讲，否则观众会觉得这个团队很不专业，进而影响他们对公司形象的认知。
可以设置一个主持人负责开头、中间串场以及结尾总结，这样整体感觉会更专业。
3. 做好事后总结
大中型宣讲最容易发现一些问题，系统问题也好，跟用户对接的问题也好，宣讲方面的问题也好。
把这些问题记录下来加以分析和解决，对公司对个人都一定会有所提升。
给作者点赞，鼓励TA抓紧创作！
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