产品经理必备 | 用结构化思维打造优秀PPT

PPT在最初诞生阶段的名字是“Presenter”，之后更名为“Power Point”，其含义为——“让观点更有力量”。而作为一名产品经理，抑或是其他运营、技术等角色，产出优秀的PPT绝对是必备技能之一。本文将介绍如何运用结构化思维来打造一份优秀的PPT，并且教授你一些常用的PPT小技巧，让你的观点更具说服人心的力量。

一、第一步：运用情境分析法（SCQA）来讲述你的故事

近年来，“Storytelling（讲故事）”在学术、市场、商业等众多领域被频繁提及。

究其根本，即是将作家撰写小说时的叙事技巧，运用于商业实践之中，让我们的听众、客户、合作伙伴及利益相关者能够更快地理解我们的观点、接纳我们的方案，与我们达到真正的共情。

作家在撰写小说时，常常会遵循“起承转合”的写作方法，而在商业实践中，为了讲好一个“商业故事”，产出一份具备结构化思维的优秀PPT，我们也可以充分运用情境分析法（SCQA）。

SCQA出自于麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托所写的《金字塔原理》一书，其中S、C、Q、A分别代表：

• Situation（情景）：我们当下处于一个怎样的情境？上下文及背景是什么样的？我们所面对的是怎样的事实？
• Complication（冲突）：目前发生了怎样的问题？我们遇到了什么样的挑战或是危机？
• Question（疑问）：为什么会发生这样的问题？其深层原因到底为何？当下应该怎么办？
• Answer（回答）：针对上述疑问，我们的答案是什么？我们能够采取什么样的解决方案？

SCQA的顺序并非固定不变，就好像作家们经常会使用“倒叙”、“插叙”等写作手法一样。

当我们运用PPT来讲述一个商业故事时，我们也可以调整SCQA四元素的顺序：比如首先提及A，就可以营造开门见山的效果，让听众直接先了解方案，再慢慢了解方案的产出过程。

又或者首先提及C，率先描述用户的痛点、棘手的挑战，往听众的心中注入“忧虑”的情绪，然后再提出解决方案、帮助听众一扫忧虑困扰。

而如果想要产出一份优秀的、结构清晰的PPT，首要的第一步即是明确整个PPT的架构与故事线，确定整个PPT大概会分为几个部分、每个部分之间的顺序，以及每个部分的开场白、主要内容以及结语。

在这一步骤中，不妨试着运用情境分析法（SCQA）的原理，来呈现一个更为引人入胜、更具说服力的商业故事。

二、第二步：运用MECE原则，结构化你的每一页PPT

《金字塔原理》一书中还首次提及了MECE原则（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive），多年来在咨询、商业等领域被奉为圭臬。

MECE的本意是指“相互独立，各自穷尽”，是一种帮助人们进行思考与分析的结构化工具。

在绘制PPT时，人们经常犯的一个错误即是：在PPT上堆砌大段文字，乍一看过去，像是在Word里写作，违悖了PPT“让观点更有力量”的初衷。

当你的PPT看起来全是文字、或是缺乏明显结构时，你应当保持警惕，并且尝试着运用以下MECE的技巧，让你的PPT变得更具吸引力及说服力：

• 二分法：将你PPT上的内容按照不同的维度进行拆分与对比，比如当我们想要说服听众，采取我们的方案可以帮助产品体验大幅优化时，我们就可以拆分出“AS-IS（当下现状）”及“TO-BE（未来进展）”两个维度，描述当下的及改造后的用户体验旅程，让听众更加清晰地感受到方案的优势。
• 过程法：当我们绘制PPT时，可以跳出来思考一下，是否可以采取某种线性时间顺序、或是空间顺序来串连我们PPT上的每一种元素？比如，当我们想要描述用户的切实体验时，与其以文字的形式来一一描述，不如设定出具体的场景，而后绘制一条清晰的时间轴，描绘用户在该场景中的操作步骤，以及他在每一步骤中的心情与体验。
• 要素法：要素法的根本即是归纳与提炼；当我们的PPT上充斥着大量文字时，不妨静下来思考一下，在这些密密麻麻的文字之间，是否存在着可供提炼的要点/特征/要素/性质？如果有，我们应当将其抽象出来，提炼而后升华。
• 公式法：每个人都在追逐成功，那么成功到底应该如何达成？爱因斯坦说：成功=X+Y+Z，也就是艰苦劳动+正确方法+少说废话；爱迪生说：成功=99%的汗水+1%灵感；谷爱凌说：成功=99%的努力+1%的幸运。无论成功到底等于什么，他们表达观点时的描述方式，均是“公式法”的一种呈现。
• 矩阵法：在咨询顾问的工作中，矩阵法可能非常之常见，且常常与二分法、要素法等结合运用；比如，当我们想要分析某家公司的数字化现状时，我们可以首先采取二分法及要素法，划分出战略、执行、市场、组织等多个维度，之后将这些维度绘制成矩阵式的象限图，在视觉呈现上更具力量。

三、第三步：运用PPT技巧，提升可视化效果

通过情境分析法（SCQA），我们拥有了清晰的、引人入胜的故事线，建立了PPT的整体框架与结构。

通过MECE原则，我们对每一页PPT进行了结构化调整。

那么，最后一步，即是从视觉表达的角度着手，运用PPT的常见技巧，对我们的PPT进行可视化效果的优化提升。

1. STEP 1：根据你的受众，决定你的PPT风格

PPT从头到尾的风格应当保持一致，如果风格参差不齐、或是有明显差异，会削弱你的观点与方案，让我们的听众产生“凌乱”、“跳跃”等不佳印象。

PPT是一种表达观点的工具与载体，因此在决定PPT的风格时，我们应当首先考虑我们的受众是谁，而不是思考我们自己喜欢怎样的风格、我们现在有哪些可以直接可以拿来套用的模板。

如果是面向上级、客户，那么风格应当较为严肃、商务大方。

如果是较为轻松的分享、演讲，那么风格可以相对较为活泼、明快。

在确定风格时，应当从多个维度进行综合考虑，包括受众的地点（国外/国内）、性别（男/女）、年龄层（青年/中年/老年）、所处行业及公司等。

如果在我们的受众之中，存在具有决策权、或较大影响力的关键利益相关方，那么最好还是优先考虑他的审美偏好。

2. STEP 2：根据你的风格，决定你的PPT配色

决定了PPT的风格之后，我们就可以进一步确定PPT的配色。

如果是商业性质的PPT，在考虑配色时，应当首先考虑我们所在的企业、或是客户所在的企业平时常用的配色，尽量向其靠拢。

如果并无特殊限制，那么就可以结合风格来确定配色，例如蓝色、黑色、灰色、白色多用于严肃商务的PPT，而绿色、粉色、黄色等多用于轻松明快的PPT。

在选取PPT的配色时，有以下几个可以运用的小技巧：

3. STEP 3：灵活运用多种渠道，寻找可用的PPT资源

所谓PPT资源，一般包括模板资源、字体资源、图标/图片/图表资源、插件资源等。

此处提醒一下，如果是商用性质的PPT，请务必确保PPT内所使用的一切资源都是可商用的、有版权许可的，及时规避法律风险。

在寻找PPT资源时，有以下推荐的工具及平台：

• 模板资源：PPT Store、稿定设计、Canva可画等；
• 图标资源：Icon Font、Flat Icon、或是PPT内自带的图标（Icons）等；
• 图片资源：各大图片搜索引擎、花瓣网、Unsplash等；
• 字体资源：字魂、字由、iFonts等；
• 插件资源：iSlide、OneKey Tools等；

4. STEP 4：运用PPT技巧，让你的图文焕发光彩

在处理图片方面，如果你想让你的配图更为美观或更具力量，可以尝试着使用以下PPT小技巧：

• 裁剪为形状（Crop To Shape）：将图片裁剪为指定形状，可以让它看起来没有那么的朴实无华；
• 删除背景（Remove Background）：很多人不知道的是，PPT本身具有抠图这一强大功能，无需借用PhotoShop或是美图秀秀等工具平台；
• 图片修正/调色/艺术效果（Corrections/Colors/Artistic Effect）：在PPT内，用户可以调整图片的色调、明亮度、锐化度等参数，或者附加艺术效果，让它更为清晰、不再暗沉；
• 图片效果（Picture Effects）：较为常用的效果包括为图片增加阴影、反射的倒影等，如果使用恰当，可以增加图片的质感；
• 蒙版：有时我们所用到的背景图或是配图的颜色较为跳跃、复杂，可能不适合作为背景，或是会破坏整个PPT的色调，那么我们就可以在图片上叠加一层蒙版，也就是一个带有透明度的形状，帮助整个图片的色调更为统一。蒙版的形状往往是长方形或圆形，颜色往往选择黑、灰、白等颜色。

此外，除了图片之外，我们也常常需要在PPT内绘制形状。在处理形状方面，可以运用的技巧包括：

• 填充（Shape Fill）：用图片或者渐变色来填充形状，在恰当使用时，会有很强的视觉效果；
• 调整线框（Shape Outline）：可以调整线框的颜色、粗细、类型、透明度等，其中素描风格（Sketched Style）可以做出类似手绘的效果；
• 透明度（Transparency）：调整形状的透明度，在恰当使用时，可以让颜色更为柔和、整体更有设计感；
• 手绘线条（Scribble）：很多人不知道的是，在PPT内是可以随意绘制任意线条的。在某些情况下，通过插入一些手绘线条，能够增强PPT的视觉表达效果。

而在处理文字方面，可以运用的技巧包括：

• 填充（Text Fill）：用图片或者渐变色来填充文字，在恰当使用时，会有很强的视觉效果；
• 调整字间距或行距（Spacing）：PPT可以调整字间距、行距、段落间距，让内容更为清晰；
• 对齐（Align）：选择多个文本框后，可以进行水平对齐、垂直对齐、平均分布；
• 文字效果（Text Effects）：较为常用的效果包括为文字增加阴影、反射的倒影等，比如增加阴影这一操作，就非常适用于深色背景搭配浅色文字的场景；
• 文字排版：在文字排版方面，为了突出重点内容，可以参考下图，从文字的大小、虚实、粗细、明暗等多个方面着手进行优化。

四、结语

希望本文能够帮助你了解更多PPT技巧、结构化思维工具，并将其应用于功能演示/产品宣讲/项目竞标/工作述职/商业分析等多种领域当中。

PPT的宗旨是“让观点更有力量”，希望本文也能让你的观点更具说服力与表现力，最终呈现出一份较为美观的、结构清晰的PPT。

给作者点赞，鼓励TA抓紧创作！

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